L’últim trimestre de l’any és un bon moment per posar ordre a la documentació i revisar que les operacions immobiliàries que gestionem compleixen tots els requisits legals. Una revisió legal immobiliària permet detectar possibles incidències documentals abans que acabin provocant retards en una operació, reclamacions o altres problemes.
Què cal revisar?
1. La documentació dels immobles
Per a cada propietat que es manté en cartera, és recomanable comprovar que la informació continua actualitzada:
- Titularitat i poders de representació.
- Nota simple actualitzada.
- Referència i situació cadastral.
- Superfície registral, cadastral i anunciada.
- Hipoteques, embargaments o altres càrregues.
- Situació amb la comunitat de propietaris.
- Certificat de deute amb la comunitat, quan correspongui.
- Certificat d’eficiència energètica.
- Cèdula d’habitabilitat, quan es tracti d’un habitatge i sigui exigible.
- Situació urbanística, si existeixen elements que puguin generar dubtes.
- Contracte d’intermediació vigent.
No n’hi ha prou amb haver recopilat aquesta documentació quan es va captar l’immoble. Si la propietat continua al mercat mesos després, és convenient comprovar que les dades segueixen sent correctes i que la documentació continua vigent.
2. Comunitat de propietaris, derrames i deutes
En una compravenda també és important revisar la situació de la comunitat: possibles deutes, derrames aprovades o previstes, quotes, obres extraordinàries i altres aspectes que puguin afectar l’immoble.
Disposar d’aquesta informació amb antelació ajuda a evitar sorpreses durant la negociació o abans de formalitzar la compravenda.
3. Anuncis i publicitat immobiliària
La revisió legal també ha d’arribar als anuncis publicats a portals i webs.
Cal comprovar, entre altres qüestions, que la qualificació energètica publicada coincideix amb la documentació, que la superfície i les característiques anunciades són correctes i que, en el cas dels habitatges, es disposa de la cèdula d’habitabilitat corresponent quan sigui necessària.
També és important retirar els anuncis d’immobles que ja s’han venut o llogat i mantenir actualitzada tota la informació que es facilita als possibles compradors o arrendataris.
4. Operacions que requereixen una revisió especial
No totes les operacions presenten la mateixa complexitat. En casos com immobles heretats, propietats amb diversos titulars, societats propietàries, documentació irregular o operacions d’import elevat, és convenient fer una revisió documental més exhaustiva.
Cal comprovar qui pot vendre o llogar, quines càrregues o drets existeixen, quina documentació acredita la situació jurídica de l’immoble i quines autoritzacions o poders poden ser necessaris.
5. Prevenció del blanqueig de capitals
La revisió també és una bona oportunitat per comprovar que els procediments de prevenció del blanqueig de capitals estan actualitzats.
Entre altres aspectes, convé revisar la identificació dels clients i dels titulars reals, la conservació de la documentació, els procediments davant operacions inusuals i la formació del personal.
6. Protecció de dades i documentació dels clients
Les immobiliàries gestionen una gran quantitat d’informació personal i documental. Per això, també és important revisar els procediments de protecció de dades: registre d’activitats de tractament, contractes amb encarregats, polítiques de privacitat, terminis de conservació, accessos al CRM i seguretat de la documentació compartida per correu electrònic o altres canals.
7. Si també gestiones lloguers
En el cas dels arrendaments, cal afegir a la revisió els contractes vigents, les fiances cobrades i dipositades, les actualitzacions de renda, les garanties addicionals i la documentació de propietaris i arrendataris.
Arribar al final d’any amb tota la documentació en ordre
Una revisió legal no consisteix a generar més burocràcia, sinó a detectar amb temps possibles incidències i assegurar que els immobles, els clients i els processos estan documentalment sota control.
Revisar abans de vendre o llogar permet anticipar possibles problemes i facilitar que l’operació es desenvolupi amb més garanties, tant per al propietari com per al comprador o arrendatari.
