Contractes difícils d’entendre, formularis complexos, processos digitals poc intuïtius o informació comercial excessivament tècnica poden convertir-se en un problema de compliment normatiu. Des del 2 de gener de 2027, el nou Reglament d’accessibilitat cognitiva reforçarà les obligacions perquè determinats béns, serveis, comunicacions i processos laborals siguin més fàcils de comprendre.

Els documents hauran de ser més fàcils d’entendre

• Un contracte excessivament complex, una web en la qual resulta difícil saber on cal prémer, unes condicions comercials incomprensibles o un sistema d’identificació que exigeix memoritzar nombrosos passos poden impedir que una persona pugui fer servir un servei amb autonomia.
• Per resoldre-ho s’ha publicat el Reial decret 707/2026, de 2 de setembre, que aprova el Reglament de les condicions bàsiques d’accessibilitat cognitiva. La norma entrarà en vigor el 2 de gener de 2027.
• Les administracions, empreses, professionals i prestadors de determinats serveis hauran de revisar com informen, contracten, atenen i es relacionen amb clients i treballadors.

Què s’entén per accessibilitat cognitiva?

La seva finalitat és aconseguir que una persona pugui comprendre la informació, orientar-se i utilitzar béns i serveis amb la màxima autonomia possible.

• El llenguatge haurà de ser clar i senzill
• La lectura haurà de ser fàcil
• Els pictogrames, els suports visuals, els formats alternatius i les tecnologies que facilitin la comunicació i la comprensió hauran de ser fàcils d’interpretar.

Atenció. Accessibilitat cognitiva no significa simplement escriure amb lletra gran. Afecta la manera de redactar, estructurar, presentar i comunicar informació i, en determinats casos, al disseny dels processos.

Que s’entén per llenguatge clar, senzill i de lectura fàcil ?

• Es aquell que permet que les persones obtinguin la informació que necessiten, puguin entendre-la i utilitzar-la.
• Es recomanas frases curtes, les paraules d’ús comú, evitar o substituir acrònims i recórrer a imatges quan facilitin la comunicació.
• La informació ha de ser fàcil de comprendre i s’haurà de poder facilitar-se a través de diferents formats i suports. L’adaptació no podrà suposar un cost addicional per a qui la necessita.

Atenció. Una redacció jurídicament correcta pot resultar, al mateix temps, difícil de comprendre. La nova regulació obliga a prestar més atenció a totes dues dimensions.

A quines empreses afecta ?

Afecte a les empreses que ofereixin bens i serveis al públic, les quals vindran obligades a:

• Facilitar la informació sobre els serveis oferts en formats cognitivament accessibles.
• Proporcionar la informació comercial en llenguatge senzill i, quan sigui possible, acompanyar-la de suports visuals.
• Disposar de full de reclamacions en format de lectura fàcil.

Que hauran de revisar les empreses afectades ?

• La pàgina web.
• La informació comercial.
• Les instruccions, els formularis, les comunicacions.
• Els processos de contractació i documents dirigits a clients.

Atenció. Comerços i altres prestadors de serveis al públic haurien de revisar abans del 2027 com expliquen els seus serveis, condicions, contractació i reclamacions, tenint en compte el seu concret àmbit d’aplicació.  També contempla mitjans alternatius de comunicació, productes de suport, tecnologies d’assistència i, quan sigui necessari, personal amb preparació adequada.

Especialment les empreses que venen, contracten o presten serveis per Internet haurien de revisar els seus formularis, altes, acceptació de condicions, sistemes d’identificació i processos de pagament.

Les condicions contractuals s’hauran de poder entendre

• Les qüestions relacionades amb la contractació, el consentiment i les instruccions d’ús i consum s’han de traslladar en llenguatge senzill.
• Això no significa necessàriament substituir tots els contractes empresarials per documents de lectura fàcil. Sí que suposa parar esment al fet que la informació que ha de rebre el consumidor o usuari resulti comprensible dins dels supòsits afectats per la norma.
• En la pràctica, pot ser convenient revisar contractes d’adhesió, condicions generals, documents de consentiment, instruccions i comunicacions que acompanyen a la contractació.

Atenció. Simplificar el llenguatge no significa eliminar informació jurídica necessària. El repte serà mantenir la precisió legal fent que les condicions siguin comprensibles.

Especificitat per les empreses incloses en  els àmbits de telecomunicacions i serveis de la societat de la informació

• El Reglament afecta expressament els continguts, documents, formularis i elements multimèdia.
• També afecta processos especialment sensibles en qualsevol relació digital, com el consentiment, la identificació, l’autenticació, la signatura i el pagament, com també les eines relacionades amb la contractació i l’acceptació de condicions.

També canvia la manera de seleccionar personal a totes les empreses

• Les empreses hauran de garantir que les ofertes, condicions i requisits de contractació es publiquin de manera accessible i, en tot cas, utilitzant llenguatge senzill.
• Els candidats que reuneixin els requisits de titulació i experiència podran sol·licitar gratuïtament una adaptació de l’entrevista per a fer-la cognitivament accessible, sense que aquesta sol·licitud es pugui fer servir per a excloure-les del procés.

Atenció. Convé revisar no sols els anuncis d’ocupació, sinó també determinats procediments usats per Recursos humans.Una sol·licitud d’adaptació de l’entrevista no pot convertir-se en motiu d’exclusió del candidat quan concorrin les condicions establertes per la norma.

Formació i prevenció de riscos laborals quan el treballador acredita un grau de discapacitat igual o superior al 33% i una discapacitat intel·lectual en els termes establerts reglamentàriament.

• La formació promoguda per l’empresa s’haurà d’adaptar, si així se sol·licita, a les recomanacions d’accessibilitat cognitiva i proporcionar documentació en lectura fàcil i formats alternatius.
• A més, la documentació utilitzada en la formació sobre prevenció de riscos laborals i protocols d’emergència s’haurà d’elaborar en llenguatge clar i disposar d’una versió en lectura fàcil, incorporant suports visuals quan sigui possible.
• Aquests treballadors podran fer servir els seus mitjans habituals de comunicació augmentativa i alternativa i sol·licitar l’adaptació de documents necessaris per a les seves tasques i de les reunions en les quals participin. L’empresa haurà de fer aquestes adaptacions tret que suposin una càrrega desproporcionada. Si considera que concorre aquesta circumstància, haurà de comunicar-ho per escrit i fer-ho a més de forma cognitivament accessible.

Atenció. La “càrrega desproporcionada” no s’hauria d’usar com una negativa automàtica. L’empresa haurà de valorar l’adaptació sol·licitada i comunicar la seva decisió en els termes previstos. Les empreses que tinguin treballadors en aquesta situació haurien d’incloure l’accessibilitat cognitiva en la revisió de la seva documentació laboral i preventiva abans de 2027.

Fitxatge, contrasenyes i plataformes internes

El Reglament estableix criteris per als sistemes de fitxatge i autenticació en la seu electrònica empresarial. Entre ells:

• Permetre alternatives que no requereixin recordar una contrasenya
• Oferir diferents possibilitats d’accés.
• Usar sistemes de doble verificació.
• Facilitar assistència remota per a seguir els passos realitzats en la plataforma.

Atenció. Recursos Humans, prevenció de riscos, tecnologia i compliment normatiu hauran de treballar de manera coordinada. L’accessibilitat cognitiva pot afectar simultàniament documents i eines digitals.

No complir pot tenir conseqüències

• L’accessibilitat cognitiva no queda configurada únicament com una recomanació o bona pràctica. El Reglament incorpora un règim sancionador. Les accions o omissions que vulnerin les seves condicions i estiguin tipificades en la legislació sobre drets de les persones amb discapacitat o en la normativa autonòmica corresponent podran ser sancionades.
• En l’àmbit laboral, les infraccions relacionades amb igualtat d’oportunitats, no discriminació i accessibilitat universal continuaran sotmeses al règim de la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social.

Atenció. A partir del 2027, l’accessibilitat cognitiva s’haurà de contemplar també des d’una perspectiva de compliment normatiu i prevenció de riscos legals.

Què haurien de revisar les empreses abans del 2 de gener de 2027?

• Un primer diagnòstic hauria de centrar-se, segons l’activitat i obligacions aplicables, en webs i aplicacions, formularis, informació comercial, processos de contractació, consentiments, condicions de servei, sistemes d’identificació i pagament, atenció al client, reclamacions i canals de comunicació.
• En matèria laboral convindrà revisar les ofertes d’ocupació i, quan concorrin els requisits de l’article 14, la formació, prevenció de riscos, protocols d’emergència, sistemes de fitxatge, plataformes internes i procediments per a sol·licitar adaptacions.

Es poden posar en contacte amb RM ASSESSORS per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.